Datenschutzerklärung für Online-Veranstaltungen mit GoToMeeting

Im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erbringt für uns die LogMeIn Ireland Limited, The Reflector 10 Hanover Quay, Dublin 2, D02R573, Irland (im Folgenden „LogMeIn“) Dienstleistungen zur Durchführung von Video- und Telefonkonferenzen und Webinaren (im Folgenden „Online-Meetings“). Für die Online-Meetings wird die Software GoToMeeting von LogMeIn genutzt.

Umfang der Verarbeitung

Für die Teilnahme an einem Online-Meeting erhalten Sie von uns eine E-Mail, die einen Einladungslink enthält. Ihre E-Mail-Adresse haben wir entweder von Ihnen mitgeteilt bekommen oder haben diese im Rahmen der Anmeldung zu einer Online-Veranstaltung erhoben. Für den Beitritt zu einem Online-Meeting ist die Angabe eines Namens erforderlich. Sie können auch ein Pseudonym wählen. Die Angab einer E-Mail-Adresse ist nicht erforderlich. Eine angegebene E-Mail-Adresse ist nicht für die anderen Teilnehmer sichtbar. Ihre Angaben werden in Ihrem Browser zwischengespeichert und für künftige Online-Meetings verwendet. Ihre Angaben werden in Berichten über erfolgte Online-Meetings in unserem Administrationsbereich gespeichert. Zudem werden technische Geräteidentifikations- und Verkehrsdaten wie MAC- und IP-Adresse, eindeutige Geräteidentifikationsdaten und Daten zum genutzten Browser und Betriebssystem verarbeitet.

Wenn Sie den Zugriff auf das Mikrophon bzw. die Videokamera des genutzten Endgeräts aktivieren, werden Ton- und Videodaten verarbeitet und im Online-Meeting wiedergegeben. Sie können den Zugriff jederzeit über die Schaltflächen mit den jeweiligen Symbolen wieder deaktivieren. Die Teilnahme ist auch möglich, wenn Sie den Zugriff deaktivieren. Es besteht auch die Möglichkeit in einem Gruppenchat Textnachrichten auszutauschen. Die Nachrichten sind für alle Teilnehmer des Online-Meetings sichtbar.

Wenn Sie die Funktion „Bildschirm übertragen auswählen“ wird Ihr angezeigter Bildschirminhalt im Online-Meeting allen anderen Teilnehmern angezeigt. Sie sollten daher, bevor Sie die Funktion nutzen, sicherstellen, dass keine sensiblen Daten auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden. Sie können die Funktion über die entsprechende Schaltfläche jederzeit wieder deaktivieren.

Sollten Online-Meetings aufgezeichnet werden erkennen Sie dies an einem roten Symbol im unteren linken Bildschirmbereich. In diesem Fall werden alle Video- und Audiodaten von uns gespeichert.

Hinweis: Wenn Sie die sonstigen Webseiten des Anbieters besuchen oder die Anwendung des Anbieters auf ihrem Gerät installieren, richtet sich die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach den Datenschutzbestimmungen des Anbieters, die unter https://www.logmeininc.com/legal/privacy abgerufen werden können.

2.    Rechtsgrundlage für Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Sollten das Online-Meeting im Rahmen einer bestehenden oder anzubahnenden Vertragsbeziehung durchgeführt werden ist zusätzlich Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Eine Aufzeichnung von Online-Meetings erfolgt ausschließlich dann, wenn wir Sie hierüber im Voraus informiert haben und Sie der Aufzeichnung zugestimmt haben. Die Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

3.    Zweck der Verarbeitung

Daten zu Ihrem genutzten Gerät, Betriebssystem und Browser werden in unserem Auftrag von LogMeIn nur zum Zweck der Bereitstellung, Optimierung und Absicherung des Dienstes GoToMeeting verwendet. Ihre angegeben Teilnahmeinformation werden zum Zweck der Identifizierung im Online-Meeting verwendet. Angegebene E-Mail-Adressen werden nicht weiterverarbeitet. Übertragene Video- und Audiodaten werden zum Zweck der Durchführung des Online-Meetings und vorbehaltlich Ihrer Einwilligung zu dessen Aufzeichnung verarbeitet. Der Zweck der Aufzeichnung wird Ihnen vor Aufzeichnungsbeginn mitgeteilt.

4.    Datenübermittlung in Drittstaaten

LogMeIn kann Ihre Daten auch in Drittstaaten verarbeiten. Soweit die Verarbeitung in den USA erfolgt dient die Zertifizierung des Anbieters unter dem EU-US-Privacy Shield als Garantie für die Einhaltung des europäischen Datenschutzrechts. Das Zertifikat kann unter https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000013fAAA abgerufen werden. Der Übermittlung in andere Drittstaaten liegen EU-Standardvertragsklauseln zu Grunde. Nähere Informationen entnehmen Sie der Seite des Anbieters unter https://www.logmeininc.com/legal/privacy/international#data-transfers.

5.    Speicherdauer

Wir speichern Ihre Teilnehmerdaten wie den angegebenen Namen und die angegebene E-Mail-Adresse für einen Monat in Berichten über die Nutzung der Software. Daten auf Ihrem Gerät bleiben bis zur Löschung Ihrer Browserdaten erhalten. Die Speicherdauer von aufgezeichneten Online-Meetings wird Ihnen vor Aufzeichnungsbeginn mitgeteilt. Sollten Sie Ihre Einwilligung widerrufen löschen wir die über Sie aufgezeichneten Daten.

6.    Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie können der Verarbeitung Ihre Daten jederzeit widersprechen indem Sie das Online-Meeting verlassen. Den Widerspruch gegen die Speicherung Ihrer Daten in Berichten teilen Sie uns bitte per Nachricht an die angegebenen Kontaktdaten mit. Eine etwaige Einwilligung in die Aufzeichnung von Online-Meetings kann jederzeit widerrufen werden. Auch hierzu erreichen Sie uns unter den angegebenen Kontaktdaten. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.